Organiser un événement

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Dernière mise à jour : 08/09/2022

Formalités

Vous êtes une association et souhaitez organiser un évènement sur le territoire de Cherbourg-en-Cotentin ? La procédure ci-dessous vous aidera à y voir plus clair sur les formalités à effectuer et concrétiser votre projet.

1. Rédiger et envoyer un courrier à l’attention de monsieur le Maire de Cherbourg-en-Cotentin afin de lui présenter votre projet :

  • lieu(x), date(s) et horaires.
  • type d’événement (quoi, pour quel public, combien de personnes attendues),
  • moyens d’accompagnements souhaités de la collectivité (administratif, prêt de matériel, subvention…).

Dans l’idéal, accompagner votre courrier d’une présentation  précise de l’événement.

Boîte à outils

Sans la réception de dossiers complets dans les délais* nécessaires pour leur instruction par les services de la ville et de la Préfecture, votre manifestation ne pourra avoir lieu.

2. Constituer votre dossier administratif en complétant les documents suivants :

Pour louer une salle de la ville


Vide-Grenier : Autorisation à solliciter au moins 2 mois avant la manifestation auprès de Monsieur le Maire de Cherbourg-en-Cotentin via votre référent(e).

Les documents suivants seront également à compléter :

  • Règlement vide-greniers,
  • Déclaration préalable d’une vente au déballage
  • Transmettre à votre référent un cahier 24x32cm vierge : ce registre devra être préalablement  coté et paraphé par les services de la ville de Cherbourg-en-Cotentin. Il devra comporter l’identification de tous les participants et sera déposé par vos soins dans un délai de 8 jours suivant la manifestation à la Sous-Préfecture, rue Emmanuel Liais, 50100 Cherbourg-en-Cotentin - 02 33 87 81 81

En tant qu’organisateur, le jour du vide-grenier, vous devrez compléter le registre des participants (pour cela, transmettre un cahier 24x32cm vierge à votre référent-mairie en amont de la manifestation) et faire signer à chaque exposant l’attestation sur l’honneur.


 

3.   Une fois l’accord de principe officiel délivré par monsieur le Maire, vous pouvez lancer votre communication sur le site de la ville, les réseaux sociaux et/ou par voie de presse.

Selon les caractéristiques de votre projet de manifestation, une réunion technique peut être organisée en mairie pour aborder les points relatifs à la sécurité et l’accompagnement logistique par les services de la ville.

L’accord définitif pour la tenue de votre manifestation est quant à lui délivré par monsieur le Préfet de la Manche une fois votre dossier étudié par les différents services.

 

* délais à respecter pour l'instruction de votre dossier :
Manifestation de moins de 1 000 personnes : 1 mois au plus tard avant la date de la manifestation. 
Manifestation de 1 000 à 5 000 personnes : 2 mois au plus tard avant la date de la manifestation.
Manifestation de plus de 5 000 personnes : 4 mois au plus tard avant la date de la manifestation.

 

✅La Ville vous accompagne (mise à disposition de matériel, subvention), apposez le logo Cherbourg-en-Cotentin sur vos supports de communication : le logo

Votre association

  • s'engage à faire mention de la participation de la ville sur tous les supports de communication et dans tous ses rapports avec les médias.
  • veille à associer la commune à travers leurs représentants à toute manifestation publique les concernant.

Point ressources associations

Le Point Ressources associations est un espace d'accompagnement pour toutes les associations de Cherbourg-en-Cotentin. Il a pour mission l'information et l'orientation des bénévoles. C'est un lieu ressources où les porteurs de projets et les responsables d'associations peuvent trouver une aide, un soutien, un accompagnement pour mettre en oeuvre des projets collectifs ou gérer leur activité au quotidien.
À disposition des outils pédagogiques (mallette associative, informations et conseils), un service de reprographie pour toutes les associations identifiées sur le territoire de Cherbourg-en-Cotentin.

  • Horaires :
    • matin : du lundi au vendredi 9h / 12h - mardi ouverture à 10h
    • après-midi : lundi, mercredi, vendredi 13h30 / 17h
                        mardis et jeudi 14h / 18h
      Possibilité de vous recevoir sur rendez-vous.
       
  • Contactvie associative
    Tél. : 02 33 53 96 42
  • Adresse :
    • Place Hippolyte Mars, 50120 CHERBOURG-EN-COTENTIN

 

 

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