Organiser un événement

Vous êtes une association et souhaitez organiser un évènement sur le territoire de Cherbourg-en-Cotentin ? La procédure ci-dessous vous aidera à y voir plus clair sur les formalités à effectuer et concrétiser votre projet.

1. Rédiger et envoyer un courrier à l’attention de monsieur le Maire de Cherbourg-en-Cotentin afin de lui présenter votre projet :

• lieu(x), date(s) et horaires.
• type d’événement (quoi, pour quel public, combien de personnes attendues),
• moyens d’accompagnements souhaités de la collectivité (administratif, prêt de matériel, subvention…).

Dans l’idéal, accompagner votre courrier d’une présentation  précise de l’événement.

Sans la réception de dossiers complets dans les délais* nécessaires pour leur instruction par les services de la ville et de la Préfecture, votre manifestation ne pourra avoir lieu.

2. Constituer votre dossier administratif en complétant les documents suivants :

• Déclaration de manifestation Ville pour les événements de moins de 1 000 personnes
• Déclaration de manifestation Préfecturepour les événements entre 1 000 et 5 000 personnes (document susceptible d'être modifié en lien avec la crise sanitaire)
• Déclaration de manifestation Préfecture pour les événements de plus de 5 000 personnes, document susceptible d'être modifié en lien avec la crise sanitaire
•  Demande de mise à disposition de matériel,
•  Formulaire d’occupation du domaine public (demande arrêté modification circulation et stationnement),
•  Demande de sonorisation,
•  Demande d’autorisation de débit de boissons,
•  Plan détaillé de votre événement faisant apparaitre l’emplacement d’éventuelles structures, les barrières de sécurité, agents de sécurité, poste de secours...
•  Attestation d’assurance de l’association à jour.
• Imprimé de pré-réservation d'une salle municipale.

✅ Pour louer une salle de la ville, rapprochez-vous de votre référent associatif.

✅ Vide-Grenier : Autorisation à solliciter au moins 2 mois avant la manifestation auprès de Monsieur le Maire de Cherbourg-en-Cotentin via votre référent(e).

Les documents suivants seront également à compléter :

• Règlement vide-greniers,
• Déclaration préalable d’une vente au déballage
• Un registre,  coté et paraphé, par les services de la ville de Cherbourg-en-Cotentin vous sera remis une fois la déclaration effectuée. Ce registre devra comporter l’identification de tous les participants et sera déposé par vos soins dans un délai de 8 jours suivant la manifestation à la Sous-Préfecture, rue Emmanuel Liais, 50100 Cherbourg-en-Cotentin - 02 33 87 81 81

En tant qu’organisateur, le jour du vide-grenier, vous devrez compléter le registre des participants et faire signer à chaque exposant l’attestation sur l’honneur.

3.   Une fois l’accord de principe officiel délivré par monsieur le Maire, vous pouvez lancer votre communication sur le site de la ville, les réseaux sociaux et/ou par voie de presse.

Selon les caractéristiques de votre projet de manifestation, une réunion technique peut être organisée en mairie pour aborder les points relatifs à la sécurité et l’accompagnement logistique par les services de la ville.

L’accord définitif pour la tenue de votre manifestation est quant à lui délivré par monsieur le Préfet de la Manche une fois votre dossier étudié par les différents services.

✅La Ville vous accompagne (mise à disposition de matériel, subvention), apposez le logo Cherbourg-en-Cotentin sur vos supports de communication : le logo

Votre association

• s'engage à faire mention de la participation de la ville sur tous les supports de communication et dans tous ses rapports avec les médias.
• veille à associer la commune à travers leurs représentants à toute manifestation publique les concernant.